CASE STUDY

株式会社明光トレーディング様

FAX→Web申込の変更により、申込対応がスムーズに。また、印刷の手間を大幅に削減

株式会社明光トレーディング様
マンションの企画開発から売買・賃貸の管理仲介業など幅広く手がけている株式会社明光トレーディング様に『申込受付くん』をご導入いただきました。申込受付くんを導入後の変化について、賃貸管理部 部長代理 武澤様、1課課長 吉田様にお話を伺いました。

ご担当者様の役割について、教えてください。

賃貸管理部の課長です。

申込受付くんを利用している部門について教えてください。

賃貸管理部(1~3課)、賃貸営業課です。

抱えていた課題は業務の「煩雑さ」

申込受付くんの導入前に抱えていた課題を教えてください。

仲介会社様にfaxを送る手間や到着確認などのトラブル、誤送信、申込状況の管理が担当者ベースで分からない、仲介会社様と連絡が取りたいのに外出中で連絡が取れず審査が進まないなどがありました。

24時間Web受付で機会損失を軽減

申込受付くんを導入した理由は何でしょうか?背景や目的を教えてください。

申込が入っても定休日で対応できず、契約できないことがありましたが、申込受付くんなら24時間物件確認から申込まででき、仲介業者様にも紹介しやすかったりと、自社的にも機会損失を軽減できます。また従来の紙ベースの際、物件案内中に申込をいただいた時は、一旦、会社に戻らなければならなかったのですが、申込受付くんなら諸々の負担を軽減できるので導入に至りました。あとは内見せずに空き物件を申込む場合、プリンターなどの印刷環境が必要になりますが、システムを導入することでスムーズに案内ができるようになるので導入しました。

申込の進捗管理やしやすく、印刷の手間も削減

申込受付くん導入前と導入後でどのような変化がありましたか?

申込状況の進捗管理がしやすいです。また、仲介会社様とのやり取りで先方が不在の場合、電話ベースだと電話を受けた担当者が伝言しないことがありますが、申込受付くん上だとこちら側の要望を簡単に残すことができるので便利です。
また、お客様の内見帰りにスマートフォン一つで申込が完結するので負担が軽減できます。URLから申込でき、印刷の手間がなくなったのはかなりの変化です。

申込の進捗状況により担当者を変えて運用している

申込受付くんの運用体制(人数、勤務体制、役割等)・運用フローについて教えてください。

営業体制は1~3課が23名おり、そのスタッフが申込から審査、精算書まで行っています。申込受付くんでの進捗状況も担当者ベースで変更しています。運用フローは、管理者側でステータスが長期間止まっている案件などに、「何が理由で止まっているのか」などを確認してアドバイスしています。

審査をスピーディにすすめるコツ

申込受付くんを利用する中で意識している点、気をつけている点、工夫されている点があれば教えてください。

基本的なことですが、申込が入ったらすぐに審査に流して早く審査を終わらせること、審査状況のステータス変更はスピーディーに変更するようにしています。

社内研修を行うことにより混乱を最小限に

申込受付くんを使っているスタッフの反応について、教えてください。

導入するにあたって、社内研修をしたのでそこまで混乱は少なかったですが、慣れるまではどうしたら良いかなどはありました。ただ使っていくうちに「状況が分かりやすいなど」の声があがりました。

顧客の声を拾い、より良いサービスを提供して欲しい

今後申込受付くん及びイタンジ株式会社に期待していることもしくは改善を望むことがあれば教えてください。

弊社と貴社の関係は貴社がBtoB事業を始めた頃からのお付き合いになりますが、顧客の声を拾っていただいて、常にブラッシュアップしている印象があります。是非、今後もより素晴らしいものを提供していただけるのを期待しています。