CASE STUDY

ミノラス不動産株式会社様

申込受付くんを導入後、仲介会社様・保証会社様とのやりとりがスムーズになり、業務効率アップ!

ミノラス不動産株式会社様
太田区、品川区、一部川崎区エリアの完全地域密着型不動産経営サポート企業、ミノラス不動産株式会社様は、2018年10月にぶっかくん、内見予約くん、2019年6月に申込受付くんを導入していただきました。導入後の管理業務の効率化や、運用方針について、PM事業部 賃貸経営サポート課 責任者 伊藤勇樹様にお話を伺いました。

ご担当者様の役割について、教えてください。

管理事業部で、リーシングなどを行う賃貸経営サポート部署の責任者を担当です。管理事業部は、募集、クレーム対応、原状回復、退去立会い等、管理事業に関わること全てを行なっています。

FAX番号が複数あり、申込の対応が複雑化していた

申込受付くんを導入する前に抱えていた課題を教えてください。

FAXの番号が4つほどあり、FAXを複数確認しなければなりませんでした。そのため、それぞれのFAXに申込の連絡が入るため、番手の確認が正確にできず、後からお詫びをするということが度々ありました。
また、曖昧な申込書、未記入の多い申込書も全て対応しなければいけないというのも課題の一つでした。

人的ミスをなくし、確認の工数を削減するために導入

申込受付くんを導入した理由は何でしょうか?背景や目的を教えてください。

FAX番号が4つも存在するので、FAXを使った業務スッキリさせることと、申込の意思のある申込書を取ることができる。また、少ない人数で電話対応ができる様になるというのが、導入の理由です。
また、人が介在することによる入力ミスをなくすところに繋げられるということも導入の背景にあります。今までは曖昧に書いてある手書きの数字、例えば人によっては7と取ったり9ととったりできる数字が、うやむやのまま入力されていて、電話しても繋がらず確認できないということも稀にあったので、そのようなことをなくしたいという思いがありました。

仲介業者様のレスポンスが早くなり、業務効率がアップ

申込受付くん導入前と導入後でどのような変化がありましたか? (例:申込管理業務の短縮、保証会社とのやりとりがスムーズになった)

申込業務の短縮で言えば、チャット機能により仲介さんのレスポンスが早くなりました。こちらから連絡をするとすぐ返事が返ってくるので、電話しても担当者が不在のため、そこでまた次に進めないというのが無くなりました。

保証会社様とのやりとりに関しましては、CS担当の三好さんにわがままいって、連携してもらいました。申込が入ると、保証会社様も必然的に審査をかけられる流れができているので、見えない部分の業務が楽になりました。

パートタイムを含む2名で業務を担当

申込受付くんの運用体制(人数、勤務体制、役割等)・運用フローについて教えてください。

実際に使っているのは、パートさんと事務スタッフの2名です。審査から契約までその2人が行なっています。

細かくメモを残すことにより顧客対応をスムーズに

申込受付くんを利用する中で意識している点、気をつけている点、工夫されている点があれば教えてください。

営業の人間も申込受付くんを見て、進捗などを答えられるようにしています。また、メモ欄に、「この人の引越し理由はこうです」、「電話でお話しした感じはこういう感じの方でした」、「こういうところが気になりました」、といったようにメモ残すようにし、営業の人間が、オーナーさんから、「どういう人なの?」などといった、書面以外のことを聞かれた際に、お伝えできるようにしています。

気をつけていることとしましては、うちは募集プランが特殊で、一物件で募集プランが複数あるので、その時の番手の確認に気をつけています。一つのプランに申込が入ったら、残りのプランの掲載を落とすことに気をつけています。

差し戻しの手間がなくなったことにより、業務効率化に繋がった

申込受付くんを使っているスタッフの反応について、教えてください。

今まであれば、未記入が多すぎて、申込書を一回差し戻していたものを、ちょっとした修正であれば電話で確認するだけでよくなり、業務効率が上がったという声を聞いています。また、外出先でオーナーさんに質問された時にも、携帯やiPadでお見せすることが出来るのも、良い点です。

不動産業界の苦手分野のサポートに期待

今後申込受付くん及びイタンジ株式会社に期待していることもしくは改善を望むことがあれば教えてください。

不動産業界の苦手な部分を繋いでいただきたいです。業界を良くしていく方の支援がないと、いつまでたってもアナログな業界から抜け出せないと思うので、イタンジさんがその旗を振っていただきたいです。